Die Abmahnung einer Pflegekraft aufgrund fehlenden Impfnachweises wurde kürzlich vom Bundesarbeitsgericht für unzulässig erklärt. Doch wann ist es grundsätzlich möglich, dass Beschäftigte fordern, dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird?
Die Eintragung einer Abmahnung in die Personalakte eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin bleibt in der Regel bestehen. Doch unter welchen Umständen kann eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erreicht werden?
Eine Abmahnung hat grundsätzlich die Aufgabe, den Arbeitnehmer auf vertragliche Pflichtverletzungen hinzuweisen, ihn zu einem vertragskonformen Verhalten zu ermahnen und mögliche Konsequenzen für eine erneute Pflichtverletzung darzulegen.
Arbeitnehmer haben das Recht, unrichtige Eintragungen in ihren Personalakten löschen oder korrigieren zu lassen. Eine falsche Abmahnung muss folglich aus der Personalakte entfernt werden.
Eine rechtmäßige Abmahnung sieht anders aus. In der Regel gibt es für solche Abmahnungen keine Verjährung, was bedeutet, dass sie bestehen bleiben und nicht automatisch nach zwei Jahren ihre Gültigkeit verlieren. Es gibt also kein „Ablaufdatum“, nach dem eine Abmahnung entfernt werden muss.
Wenn eine Abmahnung rechtswidrig erfolgt ist, also falsche Behauptungen enthält, die den Arbeitnehmer in seiner Stellung und seiner beruflichen Zukunft beeinträchtigen können, zu vage formuliert ist oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, hat der Arbeitnehmer das Recht, die Rücknahme der Abmahnung sowie die Entfernung des Abmahnungsschreibens aus seiner Personalakte vor Gericht einzufordern.
Früher konnten Mitarbeiter, die sich über einen längeren Zeitraum korrekt verhalten hatten, nach zwei bis drei Jahren vom Arbeitgeber verlangen, dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird. Diese Praxis wurde jedoch vom Bundesarbeitsgericht mit einem Urteil im Jahr 2012 revidiert.
Ein Arbeitgeber darf sich bei einer verhaltensbedingten Kündigung nicht mehr auf eine zwei bis drei Jahre alte Abmahnung berufen, da nach dieser Zeit die Warnfunktion der Abmahnung entfällt. Trotzdem muss der Arbeitgeber die Abmahnung nur aus der Personalakte entfernen, wenn er kein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung hat.
Eine Abmahnung kann für den Arbeitgeber auch für zukünftige Entscheidungen wie Versetzungen, Beförderungen, Zeugnisbewertungen oder Kündigungen relevant sein. Der Arbeitgeber kann die Abmahnung also länger als drei Jahre in der Personalakte behalten, wenn es aus seiner Sicht gerechtfertigt ist.
Für die Gerichte ist es im Einzelfall zu klären, ob das durch die Abmahnung gerügte Verhalten immer noch rechtliche Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis hat. Bei kleinen Verstößen wird eine Abmahnung normalerweise nach zwei bis drei Jahren entfernt, wenn der Mitarbeiter bis dahin keine weiteren Probleme verursacht hat.
Der Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte besteht nur im laufenden Arbeitsverhältnis. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Mitarbeiter das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen, aber in der Regel kein Recht mehr, eine zu Unrecht erteilte Abmahnung entfernen zu lassen.
Es kann Ausnahmefälle geben, in denen auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung besteht, wenn objektive Anzeichen darauf hindeuten, dass die Abmahnung dem ehemaligen Mitarbeiter auch nach dem Ausscheiden schaden könnte.
Es bleibt jedoch fraglich, ob aus Datenschutzgründen ein Anspruch auf Löschung von Abmahnungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen kann. Einige Instanzgerichte vertreten diese Ansicht, während das Bundesarbeitsgericht noch keine höchstrichterliche Entscheidung getroffen hat.