Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist eine umfassende Sammlung von Dokumenten und Aufzeichnungen, die alle relevanten Informationen über einen bestimmten Arbeitnehmer oder eine bestimmte Arbeitnehmerin eines Betriebs oder einer Dienststelle festhalten. Diese Unterlagen umfassen alle Details, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, wie zum Beispiel Verträge, Zeugnisse, Fortbildungsmaßnahmen, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Beurteilungen und Ähnliches.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Form und der Ort der Sammlung der Personalakte grundsätzlich keine Rolle spielen. Die Informationen können sowohl in Papierform als auch elektronisch vorliegen und sowohl vor Ort im Unternehmen als auch extern gespeichert sein.
Die Personalakte dient dazu, sämtliche relevanten Informationen über den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zu sammeln und zu archivieren. Somit bildet sie eine wichtige Grundlage für die Personalverwaltung und ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Mitarbeiterführung und -entwicklung effizient zu gestalten. Sie ist auch ein wichtiges Instrument, um die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen und im Falle von Streitigkeiten oder rechtlichen Auseinandersetzungen eine rechtssichere Dokumentation vorweisen zu können.
Gibt es eine Pflicht zur Führung einer Personalakte?
Gemäß § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) ergibt sich für Beamte die Verpflichtung zur Führung einer Personalakte. Im Gegensatz dazu gibt es für den öffentlichen Dienst und die Privatwirtschaft keine explizite gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Personalakte, jedoch entstehen durch bestimmte Dokumentationspflichten, wie etwa Sozialabgaben oder dem Nachweisgesetz, gewisse faktische Pflichten für den Arbeitgeber.
Die Art und Weise, wie die Personalakte geführt wird, liegt grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers. Dennoch ist er an bestimmte Grundsätze der Aktenführung gebunden. Die Angaben in der Akte müssen korrekt und vollständig sein, um ein verzerrtes Bild zu vermeiden. Dokumente dürfen nicht willkürlich entfernt werden und es dürfen keine Aktenteile in „Geheimakten“ ausgelagert werden. Transparenz ist ebenfalls ein wichtiger Grundsatz – die Akten müssen nachvollziehbar sein und alle relevanten Unterlagen, Bearbeitungsschritte und Änderungen enthalten. Beschäftigte haben das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen.
Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist die Vertraulichkeit – die Akten dürfen nur von Personen eingesehen werden, die den Inhalt zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Der Kreis dieser Personen sollte möglichst klein gehalten werden, um die Vertraulichkeit und Sensibilität der Personaldaten zu gewährleisten.
Was ist in der Personalakte enthalten?
In Personalakten werden alle relevanten Informationen zu einem Arbeitnehmer gesammelt und dokumentiert. Diese Akten können in formelle und materielle Akten unterteilt werden. Formelle Akten umfassen alle Schriftstücke und Unterlagen, die vom Arbeitgeber geführt werden, um die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer festzuhalten. Es ist wichtig, dass diese Daten äußerlich als zusammengehörige Personalakte erkennbar sind. Materielle Akten beinhalten Urkunden und Vorgänge, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben und die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer betreffen. Die rechtmäßige Verarbeitung von materiellen Personalakten wird durch gesetzliche Bestimmungen wie § 26 Abs. 1 BDSG oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO geregelt.
Personalakten werden in der Regel nach verschiedenen Kategorien gegliedert, wie z.B. Einstellung, Vertrag, Gehalt, Beurteilung, Weiterbildung und Sonstiges. In der Kategorie Einstellung sind Unterlagen wie Bewerbungen, Bewerbungs-Zeugnisse und Personalbögen aufgeführt. Im Vertragsbereich werden der Arbeitsvertrag und eventuelle Nachträge festgehalten. Die Gehaltskategorie umfasst Informationen zur Einstufung, Sonderzahlungen und Gehaltsnachweise. In der Beurteilungskategorie werden Zeugnisse, Zielvereinbarungen und eventuelle Abmahnungen dokumentiert. Unter „Weiterbildung“ werden Fortbildungen erfasst, während unter „Sonstiges“ persönliche Ereignisse des Arbeitnehmers festgehalten werden. Die Strukturierung der Personalakten dient dazu, eine schnelle und gezielte Informationssuche zu ermöglichen und eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsverhältnisse sicherzustellen.
Für Beamtinnen und Beamte gelten besondere Regelungen: Laut § 106 Abs. 1 BBG gehören alle Unterlagen zur Akte, die das Dienstverhältnis der Beamtin oder des Beamten betreffen und in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Der Dienstherr darf gemäß § 106 Abs. 4 BBG nur personenbezogene Daten über Bewerberinnen, Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie über ehemalige Beamtinnen und ehemalige Beamte erheben, wenn dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen notwendig ist, insbesondere für Zwecke der Personalplanung oder des Personaleinsatzes.
Was gehört nicht in die Personalakte?
Es dürfen nur Vorgänge und Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, die sich direkt auf das Arbeits- oder Dienstverhältnis beziehen. Das bedeutet, dass Informationen über die politische Einstellung, Religion, private Vorlieben, gewerkschaftliches Engagement oder Aktivitäten im Betriebs- oder Personalrat nicht in der Personalakte enthalten sein dürfen, da sie die Privatsphäre der Beschäftigten verletzen. Bei Beamtinnen und Beamten sind zudem Unterlagen, die besonderen Zwecken dienen und vom Dienstverhältnis sachlich zu trennen sind, nicht Teil der Personalakte, wie beispielsweise Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
Gesundheitsdaten der Beschäftigten sind als besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO besonders schützenswert und dürfen nur in die Personalakte aufgenommen werden, wenn die Interessen des Arbeitgebers diejenigen der Beschäftigten überwiegen. Beim betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) gelten spezielle Regelungen, wonach nur bestimmte Informationen wie die Dokumentation des Angebots zum BEM, die Durchführung des BEM-Verfahrens und die Zustimmung oder Ablehnung der Beschäftigten in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. Weitere Unterlagen, insbesondere zu den BEM-Gesprächen, müssen außerhalb der Personalakte separat aufbewahrt werden.
Welche Rechte haben Arbeitnehmer?
Die Beschäftigten haben verschiedene Rechte in Bezug auf ihre Personalakte. Sie haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen, unabhängig davon, ob sie in analoger oder digitaler Form geführt wird. Dieses Recht ergibt sich aus verschiedenen tariflichen Vorschriften und gesetzlichen Regelungen, wie zum Beispiel dem TVöD, TV-L oder dem BetrVG. Auch Beamtinnen und Beamte haben ein Auskunfts- und Einsichtsrecht gemäß dem BBG.
Beschäftigte dürfen Auszüge oder Kopien aus ihrer Personalakte verlangen. Im Falle von digitalen Akten haben sie Anspruch auf einen Ausdruck der Daten. Darüber hinaus können sie sich auf das Auskunftsrecht nach der DSGVO berufen, welches ihnen eine Kopie aller personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, zur Verfügung stellt.
Die Personalakte muss gemäß den Grundsätzen der Richtigkeit und Vollständigkeit geführt werden. Wenn diese Grundsätze nicht eingehalten werden, haben die Beschäftigten das Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung ihrer Akte. Sie können auch verlangen, dass bestimmte Daten gelöscht werden, wie es in Artikel 17 Absatz 1 a) der DSGVO vorgesehen ist. Dies gilt insbesondere für Daten, für die der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an der Speicherung hat, wie etwa unberechtigte Abmahnungen.
Unberechtigte Abmahnungen müssen umgehend gelöscht oder entfernt werden, möglicherweise erst nach einem arbeitsgerichtlichen Urteil. Die Beschäftigten haben somit diverse Rechte, um sicherzustellen, dass ihre Personalakte korrekt und fair geführt wird.
Dürfen Betriebsrat / Personalrat die Personalakte einsehen?
Betriebs- und Personalratsmitglieder haben kein eigenes Recht auf Einsicht in die Personalakten der Beschäftigten. Allerdings können die Beschäftigten selbst ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, wenn sie Einsicht in ihre Personalakte nehmen möchten (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Das hinzugezogene Betriebsratsmitglied ist dazu verpflichtet, über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, der Beschäftigte entbindet es ausdrücklich von dieser Schweigeverpflichtung.
Auch Personalratsmitglieder haben nur ein eingeschränktes Recht auf Einsicht in die Personalakten. Die Einsicht darf nur mit Zustimmung der bzw. des Beschäftigten und nur von den vom Beschäftigten bestimmten Mitgliedern des Personalrats erfolgen (§ 66 Abs. 2 BPersVG).
Die Interessenvertretung, sei es der Betriebs- oder Personalrat, hat darüber hinaus das Recht, Informationen und Unterlagen aus den Personalakten einzusehen, die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben relevant sind. Dies betrifft beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse und Beurteilungen bei personellen Einzelmaßnahmen.
Bei der Einführung technischer Einrichtungen wie einer Digitalen Personalakte haben Betriebs- und Personalrat Mitbestimmungsrechte. Es ist wichtig, ein Löschkonzept durchzusetzen, das die Datenschutzrechte der Beschäftigten schützt. Oft gibt es keine ausdrücklichen gesetzlichen Löschfristen, sodass Fristen anhand von Erforderlichkeits- und Verhältnismäßigkeitserwägungen abgeleitet werden müssen. Aufbewahrungspflichten können die Erforderlichkeit einer Aufbewahrung begründen, regeln jedoch nicht direkt die Löschung. Letztendlich muss basierend auf Erforderlichkeit und Aufbewahrungspflichten geklärt werden, wann und wie eine Löschung erfolgt.
Wie lange werden die Personalakten aufbewahrt?
Aufbewahrungspflichten sind gesetzliche Vorgaben, die in verschiedenen Rechtsbereichen geregelt sind und dazu dienen, bestimmte Unterlagen und Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Es gibt unterschiedliche Fristen für die Aufbewahrungspflichten je nach Art der Dokumente und den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen.
Zwei Jahre lang müssen beispielsweise Aufzeichnungen über Mehrarbeit, Schwangere oder stillende Frauen, Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten und Dokumente zum Jugendarbeitsschutz aufbewahrt werden. Für sozialversicherungsrechtliche Dokumente wie Entgeltunterlagen und Arbeitsstunden gelten fünf Jahre Aufbewahrungspflicht. Handels- oder Geschäftsbriefe, steuerrelevante Unterlagen und Lohnkonten müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Darüber hinaus gibt es spezielle Fristvorgaben, die berücksichtigt werden sollten, wie zum Beispiel die 40-jährige Aufbewahrungspflicht für eine Liste von Beschäftigten, die mit gesundheitsgefährdenden Stoffen in Berührung kamen.