Das Arbeitsrecht wird digital – jedenfalls teilweise!

Bisher war es möglich, einen Arbeitsvertrag sowohl mündlich als auch digital abzuschließen, da es keine gesetzlichen Vorschriften bezüglich der Form gab. Jedoch forderte das Nachweisgesetz, dass Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und persönlich unterschreiben mussten. Die Verwendung einer elektronischen Signatur war jedoch nicht erlaubt. Obwohl ein Verstoß gegen diese Formvorschriften den Arbeitsvertrag nicht automatisch ungültig machte, konnte der Arbeitgeber mit Bußgeldern bestraft werden.

Ab 2025 ändert sich die Rechtslage mit dem Bürokratieabbaugesetz: Die bisher erforderliche Schriftform wird durch eine einfachere Textform ersetzt. Das bedeutet, dass Arbeitsverträge nun per E-Mail, SMS oder sogar über Messenger-Dienste übermittelt werden dürfen. Zum Beispiel kann ein Arbeitsvertrag als PDF-Datei per E-Mail verschickt werden. Allerdings gilt diese Formerleichterung nicht für Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen, wie z.B. das Baugewerbe, das Hotel- und Gaststättengewerbe sowie die Logistikbranche. In diesen Bereichen bleibt die Schriftform weiterhin erforderlich.

In Bezug auf befristete Arbeitsverträge sind weiterhin strenge Anforderungen zu beachten. Nach § 14 Abs. 4 des Teilzeit– und Befristungsgesetzes (TzBfG) muss die Befristungsvereinbarung in schriftlicher Form vorliegen, bevor die Tätigkeit beginnt. Dies bedeutet, dass beide Vertragsparteien den Vertrag persönlich unterschreiben müssen, anstatt ihn elektronisch per E-Mail oder digitaler Signatur abzuschließen. Dies dient dem Schutz der Arbeitnehmer:innen, da es Arbeitgebern so erschwert wird, willkürlich zu befristen oder im Nachhinein Vertragsbedingungen zu ändern. Außerdem gewährleistet die schriftliche Form, dass Arbeitnehmer:innen genau über ihre Rechte, Pflichten und die Dauer der Befristung informiert sind.

Falls der Vertrag nicht in Papierform unterzeichnet wird, wird er nicht automatisch unwirksam, sondern gilt als unbefristet. Ob eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäß § 126a BGB die Schriftform ersetzen kann, ist rechtlich umstritten und wurde von den Gerichten bisher nicht abschließend geklärt. Es ist jedoch nicht geplant, dass das Bürokratieentlastungsgesetz IV diese strengen Anforderungen ändert. Daher bleiben die aktuellen Anforderungen an die Schriftform bei befristeten Arbeitsverträgen bestehen.

Für Arbeitsverträge bestehen keine festen Vorgaben bezüglich der Form, weshalb sie auch in digitaler Form gültig sind. Dies bedeutet, dass auch nachträgliche Vertragsänderungen digital wirksam sein können, sofern die Einwilligung dazu digital erteilt wird. Trotz dieser Flexibilität ist es jedoch wichtig zu beachten, dass der Arbeitgeber auch bei nachträglichen Vertragsänderungen verpflichtet ist, die wesentlichen Vertragsinhalte festzuhalten.

Diese wichtige Dokumentationspflicht gilt bis Ende 2024 in schriftlicher Form auf Papier und ab 2025 in Textform, was bedeutet, dass die Vertragsänderungen auch digital, beispielsweise per E-Mail, festgehalten werden können. Es ist also nicht mehr zwingend erforderlich, Änderungen handschriftlich zu unterzeichnen, solange sie in einer nachvollziehbaren Form dokumentiert werden.

Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass ein Verstoß gegen diese Pflicht zur Dokumentation der Vertragsänderungen keine automatische Annullierung des gesamten Arbeitsvertrags zur Folge hat. Vielmehr handelt es sich um eine formalrechtliche Anforderung, die die Wirksamkeit der Vertragsänderungen nicht grundsätzlich beeinträchtigt. Dennoch ist es ratsam, die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation von Vertragsänderungen zu beachten, um eventuelle Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Gemäß § 16 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) ist es derzeit erforderlich, dass der Antrag auf Elternzeit vor ihrem Beginn schriftlich beim Arbeitgeber eingereicht wird. Darüber hinaus muss dieser Antrag persönlich von der Antragstellerin oder dem Antragsteller unterschrieben werden. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Urteil vom 10. Mai 2016 (9 AZR 145/15) darauf hingewiesen, dass aufgrund der weitreichenden rechtlichen Konsequenzen für die Eltern und den Arbeitgeber dieselben strengen Anforderungen an die Schriftform und die eigenhändige Unterschrift wie bei einer Kündigung gelten.

Allerdings wird sich dies in Zukunft ändern: Das Bürokratieentlastungsgesetz sieht vor, dass für die Beantragung von Elternzeit die Textform ausreichen wird. Dies bedeutet, dass der Antrag zukünftig auch per E-Mail oder Fax gestellt werden kann, ohne dass eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist. Auf diese Weise sollen Verwaltungsaufwand und Bürokratie reduziert werden, um Eltern die Beantragung von Elternzeit zu erleichtern.

Im Bereich des Datenschutzrechts herrscht das Prinzip, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten grundsätzlich verboten ist, es sei denn, sie wird durch eine entsprechende gesetzliche Bestimmung erlaubt (sog. Verbotsprinzip). Eine der wichtigsten Grundlagen für die Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Einwilligung der betroffenen Person. Dies bedeutet, dass Daten nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn die betroffene Person ausdrücklich in die Verarbeitung einwilligt.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt keine spezifische Form für die Einwilligung fest, weshalb eine digitale Einwilligung ebenso gültig ist. Allerdings ist derjenige, der für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, verpflichtet, den Nachweis über die Erteilung der Einwilligung zu erbringen, beispielsweise gegenüber der Aufsichtsbehörde. Aus diesem Grund müssen elektronische Einwilligungen protokolliert werden, um den Anforderungen der Rechenschaftspflicht nachzukommen.

Gemäß § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung ist es grundsätzlich erlaubt, die Lohnabrechnung digital zu erstellen und zu übermitteln. Dabei reicht es aus, wenn die Abrechnung in Textform vorliegt, was auch durch einen digitalen Datenträger erfolgen kann. Es ist jedoch wichtig, dass der Arbeitgeber sicherstellt, dass die betroffene Person tatsächlich Zugang zu dieser digitalen Abrechnung hat. Es genügt nicht, dass die Abrechnung einfach nur digital zur Verfügung steht – sie muss auch tatsächlich beim Empfänger ankommen.

In einigen Fällen wird eine ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person zur digitalen Übermittlung der Lohnabrechnung verlangt, um sicherzustellen, dass diese auch aktiv darauf zugreifen kann (vgl. LAG Niedersachsen v. 16. 1. 2024 – 9 Sa 575/23). Wenn die Lohnabrechnung über ein digitales Mitarbeiterpostfach versendet wird, ist ebenfalls eine Zustimmung der betroffenen Person erforderlich. Eine solche Zustimmung kann nicht durch eine Betriebsvereinbarung – auch nicht auf Konzernebene – ersetzt werden (LAG Niedersachsen v. 16. 1. 2024 – 9 Sa 575/23).

Letztendlich ist es wichtig, dass die digitale Lohnabrechnung so übermittelt wird, dass sie tatsächlich bei der betroffenen Person ankommt und diese auch die Möglichkeit hat, auf die Informationen zuzugreifen. Dabei müssen gegebenenfalls besondere rechtliche Vorgaben und Zustimmungen beachtet werden, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Um einen Arbeitsvertrag zu kündigen, sei es durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer, muss die Kündigung zwingend in schriftlicher Form erfolgen. Es muss betont werden, dass die elektronische Form, wie zum Beispiel per E-Mail, SMS oder über andere digitale Kommunikationsmittel, gesetzlich nicht akzeptiert ist (vgl. § 623 Bürgerliches Gesetzbuch). Dies bedeutet, dass eine Kündigung per E-Mail, SMS oder ähnlichem nicht als gültig angesehen wird.

Die Gründe für die strikte Schriftform sind vielschichtig. Einerseits erfordert ein handschriftlich unterzeichneter Brief eine bewusste Handlung und eine Auseinandersetzung mit der Entscheidung zur Kündigung. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Kündigung nicht leichtfertig oder impulsiv erfolgt. Andererseits ermöglicht die schriftliche Kündigung auf Papier in der Regel eine klarere Bestimmung des Zeitpunkts des Zugangs der Kündigung (zum Beispiel durch Übersendung per Einschreiben oder persönliche Übergabe), was die Rechtssicherheit für beide Seiten gewährleistet.

Durch die Schriftform wird also sichergestellt, dass Kündigungen sorgfältig durchdacht und rechtssicher umgesetzt werden. Dies dient dem Schutz der arbeitsrechtlichen Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und trägt zur Vermeidung von Missverständnissen oder Rechtsstreitigkeiten bei einer Kündigung bei.

Es gibt keine gesetzlichen Formerfordernisse für Abmahnungen, was bedeutet, dass sie formlos erfolgen können, zum Beispiel per E-Mail, Fax, SMS oder mündlich. Im Gegensatz dazu sieht das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) für Kündigungen oder Auflösungsverträge in § 623 bestimmte Formerfordernisse vor.

Abmahnungen sind zwar formlos möglich, können aber dennoch eine wichtige Vorstufe zur Kündigung darstellen und während eines gerichtlichen Verfahrens von entscheidender Bedeutung sein. Es ist also ratsam, eine Abmahnung schriftlich zu verfassen, um sie im Streitfall als Beweismittel vorlegen zu können. Der Arbeitgeber muss außerdem gegebenenfalls nachweisen können, dass die Abmahnung den Empfänger tatsächlich erreicht hat.

Aufgrund dieser rechtlichen Anforderungen erfolgen die meisten Abmahnungen aus Beweisgründen schriftlich. Es wird empfohlen, die Abmahnung sorgfältig zu formulieren und dem Arbeitnehmer rechtzeitig zukommen zu lassen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Arbeitszeugnis

Die jüngste Änderung im Bürokratieentlastungsgesetz hat auch Auswirkungen auf die Ausstellung von Arbeitszeugnissen. Bisher war es gemäß § 109 der Gewerbeordnung und § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) vorgeschrieben, dass Arbeitszeugnisse in schriftlicher Form erstellt werden mussten. Dies bedeutete, dass sie in der traditionellen Schriftform gemäß § 126 BGB vorliegen sollten, und die Ausstellung in elektronischer Form war ausdrücklich nicht erlaubt.

Mit der neuen Gesetzesänderung wird es jedoch möglich, Arbeitszeugnisse auch in elektronischer Form auszustellen. Diese elektronische Ausstellung muss den Vorgaben des § 126a BGB entsprechen. Dazu gehört, dass das elektronische Dokument den Namen des Ausstellers enthält und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Diese Signatur stellt sicher, dass das Dokument authentisch und unveränderlich ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass der Arbeitnehmer der Nutzung dieser elektronischen Form zustimmen muss. Ohne diese Zustimmung bleibt die Ausstellung in elektronischer Form unzulässig. Diese Neuerung soll den bürokratischen Aufwand reduzieren und den Prozess der Ausstellung von Arbeitszeugnissen modernisieren.

Schriftform / Textform / Elektronisch

Mit dem kürzlich verabschiedeten 4. Bürokratieentlastungsgesetz wird an vielen Stellen des Arbeitsrechts die bisher geltende strenge „Schriftform“ durch die flexiblere „Textform“ ersetzt. Doch was bedeutet das konkret?

Die Schriftform gemäß § 126 BGB erfordert eine eigenhändige Unterschrift auf der Vertragsurkunde. Das bedeutet, dass das Dokument physisch unterschrieben werden muss. Eine eingesannte oder digital eingefügte Unterschrift reicht nicht aus, genauso wenig wie eine später versandte Kopie des Originals. Diese Vorschrift soll sicherstellen, dass das Dokument authentisch und unverändert ist.

Im Gegensatz dazu ist die Textform nach § 126b BGB deutlich weniger formell. Sie verlangt keine handschriftliche Unterschrift. Es genügt, dass der Inhalt der Erklärung auf einem Papier oder einem digitalen Datenträger festgehalten wird, sodass der Empfänger den Inhalt aufbewahren oder speichern kann. Die Textform ermöglicht daher eine Vielzahl von Erklärungsformaten, sei es auf Papier, per E-Mail, über WhatsApp oder SMS. Diese Flexibilität erleichtert den Austausch von Informationen erheblich.

Darüber hinaus kann die Schriftform durch die elektronische Form gemäß § 126a BGB ersetzt werden, wenn das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Diese Signatur gewährleistet die Authentizität und Integrität des Dokuments, sodass es als gleichwertig zur traditionellen Schriftform anerkannt wird.

Diese Änderungen zielen darauf ab, den bürokratischen Aufwand zu verringern und die Prozesse im Arbeitsrecht an die modernen Kommunikationsformen anzupassen.